Tutoriel : mon manuel utilisateur

Nous espérons que ce document vous sera utile tout au long de votre rôle d'administrateur PanneauPocket.

Il sera régulièrement mis à jour en fonction des évolutions techniques de l'application mobile et de votre console de saisie.

Bonne lecture

  • Une fois connectés, vous êtes maintenant sur l’écran d’accueil de votre commune appelé  Liste des panneaux de xxx. C'est votre “Tableau de bord” qui vous montre tous les panneaux que voient vos habitants.

C’est ici que vous pourrez modifier (crayon bleu) ou archiver (boite bleue) les messages et alertes en cours de diffusion, programmés ou en brouillon.

C’est également ici que vous trouverez le nombre de vues par panneaux qui correspond au nombre de lecture de + de 3 secondes que vous avez eu pour chacun desdits panneaux, et ce, depuis leur création et mise en diffusion.

Et enfin, c’est sur ce tableau de bord que vous pourrez changer l’ordre des panneaux diffusés sur l’application. Pour se faire, aidez vous des flèches ! Les alertes, quant à elles, apparaîtront toujours en priorité, et ne sont pas interchangeables. Elles sont classées par ordre de création.

 

  • Une fois sur votre espace, vous trouverez deux boutons en haut à droite de l’écran :

- « Créer un message » pour les informations du quotidien (vie locale, sport, culture, réglementation, etc.)

- « Créer une alerte » pour les informations urgentes et à caractère exceptionnel : alertes météorologiques, cambriolages, travaux de voirie, etc.

 

  • Pour créer un panneau cliquer sur l’un de deux boutons selon la nature de l’information à diffuser :

- Les panneaux d’alertes s’affichent sur fond blanc / écriture rouge.

- Les panneaux de messages, dits « évènements » s’affichent sur fond noir / écriture jaune.

 

Création des panneaux

  • Les dates :

- Date de début de publication : cela correspond à la date de publication de votre message, à ne pas confondre avec la date du commencement de l’événement. Vous pouvez donc programmer des messages en avance.

La notification du message est envoyée instantanément aux administrés si la date de début de publication est celle du jour même.

La notification sera envoyée le jour sélectionné à 9h du matin (heure par défaut, non réglable) si vous sélectionnez une date ultérieure.

 

- Date de fin : Le message s'archive automatiquement le jour sélectionné à 23h59.

 

A noter

Les alertes n’ont pas de dates à renseigner, elles seront envoyées et visibles dès leur création. Les alertes doivent être archivées manuellement, avec l'outil “archiver” sur l’écran d’accueil de votre commune.

 

  • Option de re-notification

La notification concernant votre panneau sera renvoyée automatiquement 1 jour avant et/ou 2 jours avant votre événement si vous cochez ces options.

 

  • Insérer une image/photo

Les photos et les images viennent illustrer votre message et ne se substituent pas à celui-ci. Pour une meilleure compréhension de l’information diffusée, il est important d’écrire quelques mots avant l’insertion de l’affiche en reprenant les modalités importantes (objet, lieu, date, formalités d’inscription).

En cliquant sur “"Parcourir”, l’image que vous allez sélectionner s’affichera en aperçu dans votre Panneau.

  • Le titre du panneau

Saisissez le titre du panneau en cliquant directement dans la partie haute de votre panneau, à droite de l’écran.
Il faut bien ici résumer de façon brève l’événement, comme pour l’objet d’un mail. Lorsque l’utilisateur recevra la notification sur son smartphone, un bandeau s’affichera sur son écran avec le nom du village et le texte que vous aurez écrit dans ce champ.

Nous vous conseillons 25 caractères espaces compris, afin d’apparaître sur tous les téléphones sans être coupés. Au-delà de 30 caractères, le panneau ne pourra pas être publié et un message d’erreur apparaitra.

Vous pouvez insérer des smileys dans votre titre en cliquant sur le visage jaune en haut à droite du panneau :

 

  • Le message

La deuxième partie du panneau (en dessous du trait jaune) correspond au corps de votre message.

La mise en forme est automatique et permet d’avoir un texte centré.

 

En dessous de votre panneau se trouvent 4 outils qui vous aideront dans la mise en forme de votre panneau :

 

1 - Changement de couleur de texte

Sélectionnez un mot ou une phrase, cliquez sur le  A , et choisissez une couleur de texte. Vous pouvez en mettre autant que souhaité.

Attention : dans un soucis de visibilité, évitez les couleurs sombres lorsque le fond est noir.  

 

2 - Insérer des liens cliquables

Vos panneaux peuvent être interactifs en insérant des liens cliquables, des numéros pré-composés, et des adresses e-mails cliquables.

Sélectionnez ce que vous voulez rendre cliquable sur votre panneau puis cliquez sur l’outil qui ressemble à une chaîne . Une fenêtre grise s’ouvre.

 

  • Pour renvoyer vos administrés à un site internet : insérez dans cette fenêtre grise l’adresse complète du site sur lequel vous voulez les envoyer et cliquez sur valider.

     ex : https://mairie.com

  • Pour permettre à vos administrés de cliquer sur un numéro de téléphone pour l’enregistrer ou l’appeler directement : insérez dans cette fenêtre grise "tel:” + votre numéro de téléphone sans mettre d’espace ni de point entre vos chiffres, et cliquez sur valider.

      ex : tel:0648008184

  • Pour permettre à vos administrés d'envoyer directement un courriel en cliquant sur une adresse e-mail: insérez dans cette fenêtre grise "mailto:” + l'adresse e-mail sans mettre d’espace, et cliquez sur valider.

     ex :  mailto:contact@panneaupocket.com

 

3 – Smiley Emoticon

Vous pouvez à nouveau insérer des smileys, ici dans le corps du message, en cliquant sur ce troisième outil.

4 – T pour gommer/annuler votre mise en forme

Si vous n’êtes pas satisfait de votre mise en forme et souhaitez revenir à la mise en forme initiale, sélectionnez ce que vous souhaitez “gommer” et cliquer sur l’outil . Cela rétablira la couleur du texte par défaut et supprimera les liens cliquables.

 

  • Après avoir sélectionné vos dates de début et fin de publication et complété votre panneau, vous avez le choix entre 3 boutons :

 

Annuler : l'annulation ferme votre fenêtre de création sans rien enregistrer

Sauvegarder : le panneau est sauvegardé comme brouillon dans votre tableau de bord pour continuer son édition plus tard. Ce bouton n’envoie pas de notification aux administrés.

Enregistrer et publier : le panneau est publié instantanément si la date de début de publication est le jour J, sinon il sera publié le jour sélectionné à 9h.

Après avoir saisi votre panneau, si ce dernier se retrouve en brouillon sur votre tableau de bord, c'est que vous avez cliqué sur "Sauvegarder". Pour le mettre en ligne, cliquez sur l'outil "modifier" (crayon bleu), la fenêtre de saisi du panneau apparait, puis cliquez sur "enregistrer et publier".

  • La modification de votre panneau

La modification d’un panneau déjà en ligne n’entrainera pas l’envoi de notification lorsque vous sauvegarderez les changements apportés. Néanmoins, ces modifications seront visibles instantanément sur l’application.

 

  • Possibilité de renvoyer une notification immédiate

Si vous souhaitez renvoyer une notification à vos administrés concernant un panneau déjà en cours de diffusion. Cliquez sur l’outil “modifier” (crayon bleu) à droite de votre panneau, et en bas à gauche de votre fenêtre d’édition, vous trouverez un bouton :

 

La notification partira instantanément.

Attention : chaque clic renvoie une notification.

 

  • Archive :

En cliquant sur “Mes Archives” en haut à gauche de votre écran, vous accéderez à votre historique de publication de vos panneaux.

Ici se trouvent :

  • les panneaux qui ont atteint leur date de fin de publication et qui sont donc “expirés”

  • les panneaux que vous avez retiré de vos panneaux en ligne avant leur date de fin de publication

  • les alertes que vous levez en les archivant

 

Veillez à souvent faire le ménage dans vos panneaux, afin de ne pas vous retrouvez noyés dans les panneaux.

Si vous avez archivé votre panneau par erreur, cliquez sur “Dupliquer” à droite de votre panneau archivé, modifiez les dates de publication et cliquez sur “enregistrer et publier”. Votre panneau est à nouveau en ligne.

 

  • Dupliquer son panneau :

Des informations récurrentes à publier ? Ne perdez pas de temps à tout réécrire.

Depuis vos Archives, servez-vous du panneau précédemment diffusé pour le remettre en ligne en cliquant sur “Dupliquer” à droite de votre panneau. Changez les dates de diffusion, modifier le contenu du panneau si besoin, et publiez-le. Il se retrouvera donc dans votre tableau de bord, avec “vos panneaux en cours”.

 

Outils de suivi :

  • Statistiques :

Cette 3ème rubrique que vous trouverez en haut à gauche de votre écran vous permettra d’évaluer l’impact de votre communication PanneauPocket.

A la différence du nombre de vues par panneaux disponible sur votre tableau de bord, les statistiques quotidiennes décomptent le nombre de lectures totales que vous avez eu sur vos panneaux, dans la journée.

Si un administré lit 2 panneaux, le panneau X et le panneau Y, cela va donner :
- panneau X : 1 vue
- panneau Y : 1 vue
- statistiques du jour : 2 vues

Si un administré lit le panneau X, puis le panneau Y, puis revient sur le panneau X
- panneau X : 2 vues
- panneau Y : 1 vue
- statistiques du jour : 3 vues

Vous verrez représenté le nombre de visualisations quotidiennes totales des panneaux de votre commune sur l’application grâce au diagramme sous forme de barres bleues

Passez votre souris sur les barres bleues pour afficher les chiffres du jour. 

Pour pouvoir rétrécir ou allonger la période d’analyse de vos chiffres, cliquez sur les curseurs gris en dessous du diagramme pour les rapprocher ou les écarter l’un de l’autre.

 

Conseils

Afin de faire connaitre l’application à vos administrés n’hésitez pas à multiplier les supports de communication (site web, réseaux sociaux, communiqué, réunions publiques, presse locale, etc.). Pensez à créer régulièrement des informations sur PanneauPocket, et essayez d’avoir toujours un ou deux panneaux en cours de publication. Ainsi, PanneauPocket deviendra une application incontournable pour vos administrés. Nous vous accompagnons en cas de besoin tout au long de votre abonnement, contactez-nous si besoin.

 

Astuce : La remontée d’information des habitants vers la Mairie

Pour être encore plus proche de vos administrés,vous pouvez créer un panneau « remontées d’informations Mairie » en y insérant tout simplement l'e-mail de la mairie en lien cliquable.

En cliquant sur l'adresse e-mail, la messagerie de l'administré s’ouvre directement sur son smartphone. Il n’aura plus qu’a partager ses observations, poser des questions, signaler des incidents avec photos à l’appui puis vous envoyer l'e-mail.

N’oubliez pas de mettre une date de fin de publication lointaine (en 2023 par exemple) pour conserver le plus longtemps possible vos panneaux-pratiques!

 

 

Bonus : Reliez l’application PanneauPocket au site internet de la mairie

 

Il est possible de rattacher l'application PanneauPocket au site internet de la mairie en quelques minutes, grâce à l'outil "Widget".

 

Lorsque vous êtes sur votre tableau de bord PanneauPocket, cliquez en haut à droite sur votre nom, puis sur "obtenir le widget".

Vous y trouverez des instructions qui vous accompagneront dans l'insertion du widget sur votre site  et  n'aurez plus qu'à y copier-coller le lien que vous trouverez . 

 

Nous sommes disponibles par téléphone pour vous guider si besoin, n’hésitez pas à nous contacter au 09.71.29.27.43

Au plaisir de vous lire sur l’application !

PanneauPocket

®

Votre contact

​Caroline Lafforgue

Tél. : 09 71 29 27 43        

Mail : contact@panneaupocket.com

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SAS inscrite au RCS Lyon : 81463759100011

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